撰写通知是企业管理者、组织者不可避免的工作,透明、清晰、准确的通知起到了重要的作用。为什么有些通知会让人茫然无措?因为通知的撰写存在误区。下面5个步骤告诉您如何正确撰写通知。
一、写明标题
标题必须简洁、准确地概括通知的主题和对象,字数尽量收敛,同时注意不能使用过于夸张的形容词。如“史上最红火的促销”,不符合实际,可能会引起误解和无效回应。
二、阐明内容和目的
通知的内容和目的必须明确,不能含混不清,更不能漏洞百出。写通知时,一定要思考读者的需要和接受度,力求达到准确、充分、易懂、期限内完成的要求。
三、列明时间和地点
通知中必须指明次要和主要时间和地点。要以读者的接受度为标准,时间设置要规范,不能出现浪费时间或时间冲突的现象。
四、署名发布
一般情况下,通知的发布者必须注明公章和具体的发布日期。这是方便部门本身以及相关人员的查询和感性理解。
五、易于阅读
通知的易读性有利于提高阅读率以及传递信息的速度。撰写通知时应该力求简洁明了,排版清晰美观即可。